domingo, 5 de abril de 2015



La reunión es un espacio para mejorar la productividad de las organizaciones. Las mismas son importantes porque a través de ellas se discuten problemas, se conocen puntos de vista y se toman decisiones fundamentales. 

En ellas podemos mejorar la comunicación en la empresa y realizar el trabajo en equipo ya que son de tanta importancia como cualquier otra actividad clave de la empresa.

Según expone el Wharton Center for Applied Research en su informe Better Business Meetings, un empleado medio desperdicia 31 horas mensuales en reuniones ineficaces. Según estos cálculos, una empresa con 100 empleados, con un sueldo bruto medio de 40.000 euros anuales y una jornada laboral de 8 horas diarias, durante 22 días al mes, tira a las basura 704.500 euros cada año.


Para mejorar estos números, las organizaciones, trabajan a diario con personal externo que actúa como nexo entre el equipo y la dirección.
En Intel, por ejemplo, durante años , en todas las salas de reuniones, hay carteles que preguntan: ¿Conoce el objetivo de ésta reunión? ¿Tiene el temario? ¿Sabe cual es su función en esta reunión? ¿Sigue las reglas para confeccionar las minutas correctas?




La preparación previa por parte de todos los asistentes y la delimitación de los temas a tratar es lo que puede convertir una reunión en algo entretenido, estimulante y, sobre todo, útil.


CONSEJOS para sacar el máximo partido de las sesiones
CADA DIA - Noticia informativa"  15´ de un repaso diario informal diario con algún integrante del equipo para observar sus tareas y colaborar en ellas. 
“CADA SEMANA  - “Serie de tv"     30´ de una reunión semanal de carácter táctico con el objetivo de trabajar los mejorables. 
“CADA MES -  "Novela"                    60´ de una reunión mensual para abordar cuestiones más estratégicas y especificas con los responsables de las áreas.
“CADA TRES MESES Película”     90´de una sesión trimestral para evaluar la marcha de las áreas y sus proyecciones.




* Las reuniones y los temas a tratar deben ser anunciados con días de antelación y los asistentes deben llevar preparados sus tareas realizadas.
* La agenda de una reunión debe respetarse al máximo. Si surgen otros temas de discusión, pueden abordarse al final de la misma en un “tiempo adicional” no superior a 10 minutos. 
* Es conveniente organizar el listado de temas por orden de relevancia. 
* Cabe recordar que una reunión es un encuentro para tomar decisiones a partir de un debate
* Es recomendable que haya alguien responsable de tomar notas y de velar por el buen funcionamiento de las sesiones.
Referencias:

Wharton Center for Applied Research en su informe Better Business Meetings
Libros: Reuniones que matan, autor Patrick Lencioni

0 comentarios:

Publicar un comentario